Günümüzün çetin küresel rekabet ortamında işletmelerin
satın alma faaliyetleri ve satın alma departmanları çok daha fazla önem arz
etmeye başlamıştır. Kabaca tanımlayacak olursak satın alma, işletmenin ihtiyacı
olan bir mal veya hizmetin işletme dışı
kaynaklardan temin edilmesi demektir. Mevcut tanımı biraz daha açarsak satın
alma, ihtiyaç olunan mal veya hizmetler için teklif/fiyat toplama,
değerlendirme ve en uygun fiyatlısını seçerek sipariş verme ve bunları temin
etme süreçlerinden oluşan faaliyetler bütünüdür.
Bugün satın alma departmanı hızla büyüyen bütçeleri
yöneten, sürekli olarak piyasayla ve işletme içindeki tüm departmanlarla onların
ihtiyaçlarını karşılamak için iletişim halinde olan, ürünün kalite düzeyine ve işletme
karlılığına direk etki eden hayati bir departman haline gelmiştir.
Ancak hala bir çok işletmede satın alma faaliyetleri
ihtiyaç olunan malzemenin en ucuz yolla kapatılması, tedarikçilerin itilip
kakılması ve bu işin bir güç gösterisi gibi yapılması şeklinde yapılmaktadır. Ayrıca
işletme içinde de satın alma genelde az sayıda personelden oluşan tali bir
departman olarak görülmekte ve değerlendirilmektedir.
Günümüzün bakış açısıyla satın almayı yeniden tanımlayacak
olursak; bir takım kriterlerle titiz bir şekilde belirlenmiş tedarikçilerden,
belirlenmiş standart ve teknik spesifikasyonlara uygun mal veya hizmetlerin süreklilik arz edecek şekilde optimum fiyat ve öedeme şekli ile istenen zamanda ve miktarlarda
temin edilmesidir diyebiliriz. Dolayısıyla artık satın alma departmanları
kurumsal yapının içinde uzmanlaşmış nitelikli personelden oluşan, iş tanımları
ve işbölümü net bir şekilde belirlenmiş, yetki ve sorumlulukları artmış bir
departman durumuna gelmişlerdir. Satın alma yönetimi zaman, fiyat, miktar,
kalite ve kaynak/tedarikçi olmak üzere beş temel ayak üzerine oturur. Yukarıda
verilen tanım ise aslında bu beş ayağın birleşimidir.
Görünüşte satın alma kendisine verilen bütçeye göre
alımlar yapan yani para harcayan bir bölümdür. Aslında satın alma, bazı işletme
maliyetlerin minimize edildiği bir departmandır. Ticarette “Para bir malı
satarken değil, alırken kazanılır” diye bir söz vardır. Son derece doğru olan
bu sözü açar isek; satın alma bir mal veya hizmeti satın alırken uygun
maliyetle alır ancak işi daha bitmez. Çünkü satın alma departmanı aynı zamanda
bir stok planlama ve yönetme departmanıdır. Yani siz istediğiniz kadar ihtiyaç
olunan malı ucuza alın, iyi bir stok yönetimi icra edemezseniz ucuza aldığınızı
zannettiğiniz malzeme size kısa bir süre sonra çok dah yüksek bir fiyata mal
olur. Maliyet sadece alınan malın faturasıyla ölçülmez. Örneğin iyi yapılmayan
bir planlama sonucu eksik miktarda alınan bir yedek parça, üretimi veya satış
sonrası müşteri hizmetini aksatacaktır. Yada tam tersi gereğinden fazla alınan
bir malzeme atıl stokların oluşmasına ve stok maliyetlerinin yükselmesine sebep
olacaktır. Sonuç olarak satın alma departmanı aynı zaman da stok yönetiminden
de direk sorumlu olarak işletme hedeflerine göre etkin bir stok yönetim
politikası belirlemek ve bunu etkin bir şekilde uygulamak zorundadır.
Satın almanın temel unsuru olan ihtiyaç duyulan mal
veya hizmetin temini, tedarikçisi veya piyasada arzı yoksa yapılamaz. Bu ise
işletme akışının durması veya aksaması demektir. Bu durumda da statrejik satın
alma yönetiminin fonksiyonlarından biri olan tedarikçi ilşikileri yönetiminin
hayati önemini ortaya çıkmaktadır. Daha düşük maliyetlerle daha esnek ve daha kaliteli
hizmet almak istenen tedarikçilerle ilişkilerin yönetimi klasik bir satın alma
ve kaynak bulma çalışmalarının ötesinde, çok daha farklı nitelik gerektiren bir
yapıdadır. İşletmenin kalite politikasına uyum sağlayacak, istenen
standartlardaki malzemeyi (Örneğin yedek parçayı) verebilecek imalatçıyı bulma,
bu imalatçıyı geliştirme, onu yaşatacak kadar iş verme ve performansını ölçerek
değerlendirmek gerçekten son derece zor ve titizlikle takip edilmesi gereken
bir iştir.
Maalesef yaygın olduğu üzere tedarikçiden satın alma
yapmanın ona sunulan bir lütuf olduğunu düşünmek ve böyle davranmak eninde
sonunda o tedarikçinin kaybedilmesi demektir. Kaybedilen bir tedarikçi ise ya
rakip firma saflarına geçer yada piyasa da size karşı sıkı bir rakip olur.
Aslında burada kaybedilen sadece tedarikçi değil aynı zamanda rekabet etme
gücünüzdür. Küresel rekabette tedarik zincirinin önemi arttıkça tedarikçi
ilişkilerinin de önemi artmıştır. Tedarikçilerini işe dahil eden, tasarım ve
ar-ge çalışmalarında birlikte yol alan ve dağıtım vs. gibi işleri birlikte
yapan işletmeler piyasada rakiplerine karşı avantajlı konuma geçmekle kalmaz, bunun
yanında lojistik ve envanter
maliyetlerinde de ciddi tasarruflara gidebilirler. Yakın geçmişte Toyota’nın
bunu son derece başarılı bir şekilde uygulayarak nasıl devleştiği hala
hafızalardadır.
Tedarikçi yönetiminde tedarikçi performans ölçüm ve
değerlendirme son derece önemli bir konumdadır. Bu nedenle tedarikçi performans
ve değerlendirme sistemi kurumsallaşma yolunda ilerleyen bir işletmede mutlaka
kurulması ve etkin bir şekilde işletilmesi gereken bir zorunluluktur. Bunun
için mutlaka fiyat, kalite, tedarikçi çalışanına kolay ulaşabilme, siparişi
verilen malzemelerin zamanında ve istenen miktarlarda yapılan teslimatların
oranları, bu teslimatların ambalajlama ve sevkiyat kalitesinin ölçümü vs.
tedarikçi anahtar performans göstergeleri belirlenmeli, periyotlar halinde
ölçümlenip raporlanmalıdır. Bu raporların sonucu ise tedarikçi geliştirme çalışmalarına temel
oluşturmalıdır. Bunun içinse öncelikli olarak
bir tedarikçi geliştirme planı titizlikle oluşturulmalı ve bu plan
dahilinde tedarikçiler iyileştirilmeye ve geliştirilmeye çalışılmalıdır.
Tedarikçisini geliştiren ve ona yatırım yapan bir kurumun aslında kendi
geleceğine yatırım yaptığı unutulmamalıdır.
Tedarikçiler birer statrejik ortak olarak görülmeli
hedeflenen vizyonlara ulaşmada beraber yol alınacak yoldaşlar olarak
değerlendirilmelidir. Dolayısıyla tedarikçileriyle etkin ve verimli bir
işbirliği yapan işletmeler sektörlerinde rakiplerine karşı her zaman bir adım
öndedirler.
Kaynakça:
ERDAL, Murat. “Makale-Satın Alma Yönetimi Nedir?”
SERARSLAN, Nahit “Satın Alma Yönetimi Notları, İTÜ
Endüstri Mühendisliği”
02.09.2009
Bu yazara ait diğer yazılar için tıklayınız...
OKUR YORUMLARI & YORUM YAPIN