ve Bayi Geliştirme Çalışmaları
Bayi ağı bir firma için en önemli stratejik ortaklıklardan birisidir. Bayiler
bir kurumun veya markanın bayrağını sallayan yani pazarda onu temsil eden büyük
bir güçtür. Ayrıca bayiler filtre gibidirler. Nasıl musluktan akan suyun
tortusunu eleyip temiz su akmasını sağlayan filtreler varsa, bayiler de piyasanın
tortusunu alırlar. Tabi ki burada karşılıklı olarak bir ortaklık durumu vardır.
Ana firma ve bayi arasındaki ortaklık kazan-kazan prensibi üzerine
oturtulmalıdır. Ülkemiz gibi geniş bir coğrafya üzerine faaliyet gösteren bir
şirket ancak sağlam temeller üzerine oturtulup iyi ve verimli bir şekilde
yönetilen bir bayi ağı sayesinde büyüyüp gelişebilir. Bayilik sistemi uzun
soluklu bir birlikteliktir ve bayiler kendilerini ana firmanın bir parçası
olarak görmeli, ana firmada bunu bayilerine hissettirmelidir.
Maalesef iş ve inşaat makineleri sektörüne baktığımızda çoğu bayi ve
yetkili servisin bayi görüntüsünden daha çok sıradan birer esnaf görünümünde
oldukları, dolayısıyla da iş yapış tarzlarının da bu şekilde olduğu
görülmektedir. Elbette bu konuda ciddi çalışmalar yapan ve oldukça iyi yol alan
kurumlar ve markalar vardır. Ancak bunların sayısı çok fazla değildir ve kat edecekleri
daha çok fazla yolları ve yapacakları çok çalışmaları vardır.
Bayi ağını kurmak, genişletmek veya geliştirmek isteyen bir firma ilk
önce vizyonunu ardından da misyonunu belirlemek zorundadır. Vizyon o firmanın
her şeyiyle, yani kurumsal kültürü, markası ve bayi ağı ile ileride örneğin
10-15 yıl sonra nerde olmak istediğinin ifadesidir. Misyon ise, vizyonda
belirtilen noktalara nasıl ulaşılacağını ve nelerin yapılması gerektiğini ifade
eder. Bugün birçok firmanın özellikle merkez binalarının girişlerinde klişe
laflardan oluşan vizyon ve misyonlarının anlatıldığı panolar vardır. Olması
gereken vizyon ve misyonun basma kalıp cümlelerle panolarda kalmaması, tüm
firma ve bayi ağı tarafından benimsenip hayata geçirilmesidir. Bunu bayiler
ayağında yapacak olanlar ise bayi (Veya başka bir adıyla kanal) geliştirme
bölümleridir.
Bayi geliştirme
bölümünün görev ve sorumlulukları ise özetle şu şekilde tanımlanabilir:
- Yeni bayilik
başvurularının toplanıp değerlendirilmesi, yeni bayiliklerin açılması ve
takipleri,
- Mevcut
bayilerin durumlarının gözden geçirilip değerlendirilmesi gerekirse
iptallerinin yapılması,
- Bayi gelişim
(Şirketin hangi bölgede kaç bayi ile temsil edileceğine ilişkin) planları
hazırlamak ve bu planlara uyumu takip etmek,
- Bayilerin ana
firmayla yaptığı sözleşmelere ve bu sözleşmelerde yer alan marka ile şekil
standart ve şartlarına uyumun takibi,
- Bayilerin iş
idaresi (Mali performanslarının kârlılık ve verimlilik açısından, dönemler
halinde değerlendirilmesi) faaliyetlerinin takibi ve raporlanması,
- Bayi ağının
daha verimli ve karlı çalışması için iş geliştirme projelerinin
üretilmesi, hayata geçirilmesi ve takibinin yapılıp sonuçlarının raporlanması,
- Şirket,
marka, sektör vs. hakkındaki güncel bilgilerin bayi ağına aktarılması,
- Bayi ağını
geliştirici eğitim ihtiyaçlarının belirlenip, planlarının oluşturulması,
uygulamaya konması ve raporlanmasıdır.
Görüldüğü gibi bayi geliştirme birimlerinin son derece kritik görev ve
sorumlulukları vardır. Adına ister bayi geliştirme, ister bayi veya kanal
yönetim departmanı deyin, bu birimin görev ve sorumlulukları belirlenmeli ve bu
net bir şekilde bayi ağına anlatılmalıdır. Bayi veya yetkili servis sayısı
fazla olan veya yakın bir zamanda artacak olan bir firmada bayi yönetiminden ve
geliştirilmesinden sorumlu bir birim yoksa o firmanın bayilerinin esnaf
görüntüsünden kurtulmaları mümkün değildir. Gelişmek, kurumsallaşmak ve
özellikle de sektöründe global bir oyuncu olmak isteyen bir firma mutlaka bayi
geliştirme departmanını kurmalıdır. Bu departmanın başına ise bu işi
yapabilecek nitelikte lider vasıflarına sahip bir yöneticiyi atanmalıdır. Bu
kişi tüm bayi ağının direk olarak temas kuracağı, bayiler üzerinde otorite
sahibi olan ve aynı zamanda da sevilen ve sayılan biri olmalıdır.
Bayi geliştirme departmanın yapacağı ilk çalışma bir bayi geliştirme ve
çalışma planı hazırlamak olmalıdır. Hedeflerine ulaşmayı amaçlayan bir şirket
bu hedeflerine ancak etkin bir şekilde yönetilen bir bayi ağı ile ulaşabilir.
Bu ise önceden belirlenen vizyon temeli üzerine oturtulmuş, dikkatli ve titiz
bir şekilde planlanmış ve aynı titizlikle icra edilen bir bayi geliştirme planı
ile gerçekleşir. Çalışma planındaki faaliyetler dikkatlice ve titizlikle
yapılan bir bayi ağı ve sektör swot analizi yardımıyla planlanmalıdır.
“Kurumsal bir yapının birtakım kriterlere tabi tutularak incelenmesi
teknikleri” (http://www.kobitek.com) şeklinde
tanımlayacağımız swot analizi ile ana firmanın ve bayilerin pazardaki
konumları, güçlü ve zayıf yanları ile dışarıdan gelen tehditler ile faydalanılabilecek
fırsatlar ortaya çıkartılabilir. Bunların sonuçlarından yapılacak analizlerle
ise ana firma ile bayi ağında iyi çalışan veya çarkın dönmesini aksatan
noktalar kolaylıkla bulanabilir.
Bayi geliştirme ve çalışma planında mutlaka yer alması gereken önemli
bir çalışmada bayi ve yetkili servis ağına ait bilgilerin güncellenmesidir.
Mutlaka bayi veya servislere ait bilgilerden oluşan bir veri bankası
oluşturulmalı ve burada depolanan bilgiler sistematik bir şekilde periyodik
olarak güncellenmelidir. O bayinin insan kaynakları bilgileri (personelin
görevi, mezun olduğu okulu, aldığı mesleki eğitimler, varsa başka
yetkinlikleri, kişisel bilgileri vs.), bayinin işini yapmak için gerekli olan
fiziki alan, malzeme ve ekipman envanteri (masa ve sandalyelerden ofis
ekipmanlarına, serviste kullanılan bakım ve onarım aparatlarından ofis, depo
veya servis alan ölçümlerine kadar her şey), bölgesinde yer alan müşteri
portföyü, bunlara ait iş makinesi parkı (örneğin müşteri bir hazır betoncu ise
kaç adet beton pompası, mikseri vs. var, bunların marka ve modelleri vs.)
bilgileri mutlaka tutulmalı ve her değişiklik mutlaka güncel olarak
kaydedilmelidir.
Planda mutlaka yer alması gereken bir çalışma ise bayi eğitimleridir.
Bayi personel bilgileri ile tüm bayilerinizi kapsan toplu veya bölgesel eğitim
ihtiyaçları belirlenebilir ve eğitim faaliyetleri hayata geçirilebilir. Yapılan
eğitimlerin dökümanları mutlaka sanal bir kütüphanede toplanmalı ve isteyen
şirket veya bayi personelinin bunlara kolaylıkla ulaşması sağlanmalıdır.
Bayilerin performans ölçüm ve değerlendirme sistematiği de bu planla
oluşturmalı ve hayata geçirilmelidir. Bayilerin performanslarını ölçmek ve
değerlendirmek için anahtar performans göstergelerinin belirlenip takip
edilmesi gereklidir. Bu göstergeler ise aşağıda yer alan bayi başarı alanlarına
göre belirlenir:
- Cirolar ve kârlılıklar,
- Ürün, yedek parça
veya malzeme stok seviyeleri,
- Satın alma ve
lojistik faaliyetleri,
- Mali yapısı,
finans yönetimi ile tahsilat ve risk yönetimi,
- Pazarlama stratrejileri
ile kampanya yönetimi,
- Bilgi
teknolojileri alt yapısı,
- İnsan
kaynakları yönetimi.
Belirlenen anahtar performans göstergeleri (ciro/kârlılık hedeflerine
ulaşma, stok devir hızları, müşteri memnuniyet anket sonuçları vs.) sistematik
bir şekilde takip edilmeli ve raporlanmalıdır.
Bayi yönetiminin önemli fonksiyonlarından biri de bayi denetimleridir.
Bayi geliştirme müdürü veya sorumluları ile satış müdürlerinin yaptığı
ziyaretlerde mutlaka bayilerin ana firma ile yaptıkları sözleşmelere uyup
uymadıkları, pazarlama, reklam veya müşteri memnuniyeti uygulamalarında ana
firma ile beraber hareket edip etmedikleri ile diğer prosedürleri uygulama
becerileri gözlenmeli ve daha sonra ziyaret raporları ile üst yönetime bilgi
vermelidirler. Ayrıca bayi geliştirme departmanının koordine edeceği bir
denetleme sistemi kurulmalıdır. Bu denetimin temelini titizlikle hazırlanacak
bir kontrol listesi (check-list) oluşturmalıdır. Aynen ISO 9001 sertifika
denetimleri gibi belirli periyotlarda (örneğin yılda iki defa) yapılacak
denetimlerin sonuçları direk olarak bayilere sene sonunda verilecek satış
primlerine etki etmesi sağlanmalıdır. Yani primlerin belirlenen makul bir
yüzdesi denetim sonuçlarına göre verilmelidir. Ayrıca üst üste birkaç dönem
denetimlerden geçer not alamayan bayilerin devamlılığı sorgulanmalı ve
gerekirse bayilik iptal prosedürleri başlatılmalıdır. Tüm bunlar ise bayilerin
denetimleri ciddiye almalarını ve bu denetimlere hazırlanmalarını
sağlayacaktır.
Bayi ağına yönelik olarak yapılan çalışmalar ile bir yandan bayi ağı
ile ana firma ilişkileri canlı ve sıcak tutulurken, diğer yandan ciroların ve
karlılıkların arttırılması, yüksek ve kaliteli hizmet seviyesi ve sonucunda
sağlanan müşteri memnuniyeti ile yüksek bir kurum ve marka imajının oluşması
sağlanır. Unutulmaması gereken önemli bir nokta bayi para kazandığı sürece
vardır ve kar ettiği sürece ana firmanın peşinden gider. Bu ise ancak etkin bir
bayi yönetimi ile sağlanır ve dolayısıyla da bayisi para kazanan, yüksek
müşteri memnuniyeti sağlayan, pazarda rahatça rekabet eden bir şirkette
hedeflerine ulaşarak geleceğe güvenle bakabilir.
M. Rıza Altuğ
08.07.2009
08.07.2009
Bu yazara ait diğer yazılar için tıklayınız...
OKUR YORUMLARI & YORUM YAPIN
mesut karamanlı:
İlk önce dneyimlerinizi paylaştıgınız için teşekkür ederim. Ana başlıkları ile çok güzel bir metin olmuş. Bende bir bayi ağı düşünüyorum. Risklerimi nasıl en aza indirebilirim. Bunları yazılarınızda okumak isterim. Saygılarımla... mesut karamanlı